怎样做审核组长?

 八项质量管理原则其中一个重要的原则是领导作用，它同样适用于现场审核的管理。作为一次现场审核，审核组是受中心委派代表认证机构实施审核的集体，组长肩负着团结带领全体组员一道保质保量完成中心交给的审核任务，为认证组织提供增值服务的重担。组长的个人素质、有关知识和技能，以及组织领导能力，对审核活动能否有效的管理和控制就成为关键。

      GB/T 19011对审核组长提出了如下要求：

          —对审核进行策划并在审核中有效地利用资源；

          —代表审核组与审核委托方和受审核方进行沟通；

          —组织和指导审核组成员；

          —为实习审核员提供指导和指南；

          —领导审核组得出审核结论；

          —预防和解决冲突；

          —编制和完成审核报告。

      我们可以用P－D－C－A循环的方法来展开如何当审核组长。

     P－策划

      审核组长应对中心交给的审核任务进行全面策划，在审核中有效地利用资源，合理地分配审核任务给审核组成员，编制适宜的审核计划。为此就应当抓好两头：一头是了解审核员的基本情况，特别是其所具备的专业，以便把产品实现(设计和开发、生产和服务)、产品监视和测量等专业性强的过程分配给具有该专业的审核员，以满足专业能力配备的要求和审核的深度。有时会遇到组织的设计部门承担多种不同的产品设计和开发，此时就应安排具有相应专业的审核员在不同的时间对该部门进行审核，这样既满足了专业能力的要求，又避免了同一时间多位审核员对一个部门的审核。此外还要注意实习审核员不能独立进行审核，在编制审核计划中不能多带带做为一个审核小组。另一头是与受审核方及时沟通，核对部门或过程的职能分配，了解受审核方地域分布情况以及有关安全保密事宜和作息制度，以便订出一份切实可行的审核计划。

     D－实施

      审核的实施是现场收集审核证据，形成审核发现的过程。审核组长一是要抓好审核组的内部沟通，其目的是通过审核组成员之间交换信息，使审核组长掌握受审核方管理体系的运行情况，为对其管理体系评价和做出审核结论提供依据。沟通的主要内容是：

          — 各小组审核计划执行情况；

          — 审核发现并确定其中的不符合项；

          — 协调审核组的任务分工，必要时加以调整；

          — 明确审核组成员需进一步追踪的问题；

          — 讨论审核过程中出现的异常情况和处理办法。

      二是审核组长要抓好与受审核方和中心进行及时、有效的沟通，以使审核工作顺利进行和应对随时出现的意外问题。与受审核方的沟通可以在很大程度上预防和解决矛盾，增强互相之间对问题的理解，澄清问题，避免造成误解和冲突。与中心的联系和沟通便于妥善处理审核组遇到的异常情况和重大风险。与受审核方沟通的主要内容：

          — 审核计划实施情况；

          — 审核发现包括可能形成的不符合项；

          — 审核活动的调整；

          — 需要受审核方进行配合和支持的问题；

          — 审核过程中出现的异常情况和处理意见。

      与中心联系和沟通的主要问题：

          — 通过获取的客观证据表明存在紧急或重大风险或已获得的审核证据表明不能达到审核目的时；

          — 审核范围的变化，特别是审核范围的扩大，因为它涉及到审核组的专业能力配备以及审核时间的问题；

          — 审核组难以判定的不符合项；

          — 异常情况及处理意见。

     C－检查

      审核组长要对审核过程进行检查，以确定对审核策划实施的符合性和有效性， 识别出现的问题，及时采取纠正和预防措施。检查的主要内容是每位审核员在规定的时间内，利用提供的资源完成所分工的审核工作。包括审核内容的完整性和准确性，是否按审核计划完成了所规定的条款和过程的审核，有无遗漏，所记录的审核证据的可证实性和准确性，抽样的充分性和合理性等。其检查的方式一是审核组内部沟通；二是检查编制的检查表和审核记录。有时组长在有限的审核时间内对每位审核员全面的检查往往是办不到的，但对实习审核员和经验不多的审核员应做为检查的重点。通过检查对实习审核员给以指导和帮助。此外还要认真收集受审核方对审核组的意见，通过反馈的信息来检查审核员的业务水平和服务质量及审核能力。

      A－总结

      审核组长要有能力去协调、归纳总结组内各种意见，最终形成对受审核方管理体系的评价意见和审核结论。为此审核组长要收集各小组针对审核准则，提供正面和负面的审核发现进行分析、判断和归纳提出评价的初步意见，同时要认真听取各小组审核员对受审核方管理体系的意见，集思广益，补充完善，以便做出全面准确的评价。同时，总结审核经验，以提高审核水平。最后编制和完成审核报告并对审核报告的内容负责。审核报告要提供有关审核的完整、准确、简洁和清晰的记录，这就要求审核组长要有较好的文字表达能力。此外还要继续做好与受审核方的沟通，其方式可以在末次会议前与组织的领导层交换意见。其主要内容是对管理体系的评价意见，审核结论，不符合项的确认及整改时间和纠正措施要求，同时对开出的观察项和尚未构成不符合项的潜在的管理问题给予指出，以便受审核方加以改进，但要注意不提供咨询意见。如有分歧意见要进行讨论，并尽可能予以解决。