认证机构内部如何推动数字化应用进程

2022-02-23 20:46发布

承前启后




数字化这东西现在就像保健品,大家都知道肯定有用,但哪种适合我、哪种又是智商税?现在缺的是告诉我分辨它们的逻辑和方法,而不是直接跟我卖药。”——来自一位创始人的比喻

本周正文
Text of this week
    向数字化转型已经成了企业和组织特别重视的一项变革行动。数字技术使得市场竞争更加激烈,它在颠覆众多行业的同时,也带来了许多机会。但数字技术带来的机遇也不言而喻。

数字化技术的应用在认证机构能够落地并达到我们预期的效果,结合上篇文字提到的内容,我们知道必须先处理好解决好摸清内部“问题”,才能推动机构的数字化转型内因。

我们在机构内部先清楚几个问题

1、经营管理上,数字化如何提高认证机构对自有业务的运营和管理能力?

2、业务模式上,数字化能够让机构形成更具竞争力的打法?

3、行业生态上,数字化能否帮助机构在行业把握主动权?


下面我从各个角度来帮助您分析一下这几个问题


一、
企业经营/管理的数字化形态

#认证行业在数字化应用上有天然的优势基础条件,认证机构本身就是组织标准化、流程标准化、数据标准化的典型组织,那么就形成了一个定性且直观的标准就是任职机构所生产(使用)的数据,是满足管理层“对业务进行评价”和“决策介入时机/方式”的需要。

#这么说有些抽象,那比如我们认证机构当受理一个项目后,其主要成本一部分是完成项目所消耗的实际人天(专业)收取费用。其中典型的在日常经营中就需要协调(计调)无数个项目之间对审核人员的冲突,而决策的依据除了专业性要求,还有什么呢?时间安排和项目利润等数据。

#那么在业务团队在受理和评审执行过程的大部分工作就是“数据采集”的步骤,数字化系统(ERP)就是对这些采集到的数据再“数据处理”,策划(计调)部门再结合实际情况从中得到“结果”。

#最后,经过整个项目,管理层一是可从历年(同类型项目)数据,监控单一领域营收表现,如项目周期、回款速度、利润同比、客户留存率等情况。二是从时间轴看整体各项业务业绩表现,项目受理数量、淡旺季波段及对机构现金流影响程度。

#进阶结果就是管理层是否要调整机构战略,「目标执行的过程存在很多来自外部的约束,所以企业倾向于在具体执行上放权给业务部门,管理上加强对数据解读的能力,从而衡量和评价业务成果,这也是数字化成为必然趋势的内因。」

#那么回归一下,整个过程通过数字化系统(ERP)就完成了从业务执行的“数据采集”到行政管理的“数据加工”最后到管理层的“数据预测”,再根据数据预测介入(调整)业务执行和行政管理过程,形成数字化决策闭环。

#我们可以抽象定义机构管理上数字化实践目标是:

  “通过将数据采集的动作固化到流程和工具上,降低管理成本和人员能力要求。”

#需要清晰的认识,一个有效的、真正的数字化认证系统,其实是将领域专家解读数据过程数字化,也就是在识别某些数据变化而给出相应反馈的过程,而不是单纯的拥有(存储)数据。

二、
数字化管理实践目标

#从上可以看出“将业务过程产生的数据,与业务结果形成逻辑关系”是数字化系统帮助机构实现精细化管理的必要条件。那么在日常一个数字化认证系统要核心解决(优化)哪几个(业务)点?


01
销售额增长

认证机构可以通过轻型CRM,通过系统将认证机构自己与“合作方、咨询公司、代理、分公司、市场部”与客户建立“销售关系链”,降低接触客户的成本,从而提高销售概率并提高业绩。【从行业大数据看对B2B销售环节进行数字化转型的企业看,一个有效的数字化客户关系管理系统可以增加10%到20%的应收,营销效率可提升15%至30%,数字化投资回报率20%至50%,而整个客户转化率则增加了两倍。---数据来源于BCG】


02
精细化定价

认证机构开拓市场方式(获客方式)各有不同。通过应用累进定价,企业可以确保在不同领域专业和不同渠道下准确地为每位客户提供合适的报价,并发掘潜在销售机会。进阶的机构可以利用客户行业、人数、区域及忠诚度来模拟实际价格感知,从而优化定价。更理想情况是结合自己机构淡旺季数据及专业人员闲置情况,建立“价格感知”预测模型实现定价弹性变化。


03
真正的售后服务

数字化技术改变机构与客户的互动与服务方式。对于简单的问题,可以通过FAQ和机器人进行解答,让客户在无需人工支持的情况下快速解决自己的问题。对于高级问题、再监审认证的问题,机构通过在线通知单、短信、邮件等方式将通知送达客户,细节可以做到项目结束后服务评价的在线收集。数字化售后系统可以将客户历史服务情况调出,来改善客户沟通质量、服务说明及与客户的互动(广告)。


04
降低认证过程成本

真正的降低认证审核成本不是简化我们的标准操作流程,而且利用技术将我们认证过程(各环节)数字化,来提高行政/管理人员流程化信息同步效率,评审工作效率及档案管理效率。再结合“专家理解数据与结果关系经验”植入到具象的软件工具上,降低人员能力的要求,通过系统优化组织结构,直接的降低成本。

同时,利用数据的回溯和基本模型,对日常的行政/管理工作进行量化跟踪,那么管理层就能有透视全局的能力。这样管理层既能调控细节又能把握战略方向。


三、
认证机构数字化内部实践的四大原则

01

数字化追踪执行情况

数字化可以帮助领导者更好地掌握项目的整体进展,组织结构的健康状态。通过多维度的数据追踪,图表化、图形化并“关联业务数据模型”的方法,可以显示实时数据,以及任何可能出现的问题。

02

按照优先顺序开展数字化项目

认证机构根据自身紧迫度由内部改造向外部改造的方法,逐步投入,将短期投资回报率最高的计划优先排列。这种方式可降低成本和操作复杂性,帮助机构在数字化转型过程中更快的取得进展。

03

应用敏捷工作法

与传统的转型实践不同,拥有专门的负责人和跨职能团队的敏捷工作法,可以高效率的产出更好的结果。一些机构可在短短4~6个月的时间内,通过数字化改进举措,就能将生产率提高,更快地实现收益。

04

引入专业的IT服务商

机构可以寻找优秀的垂直认证行业的IT服务商,因为它更懂你的“意思”,让IT服务商给机构作为我们的专业的咨询和实施人员,有条件的机构可以进行驻场咨询调研效果会更好,让数字化能尽快的“接地气的”落地机构,填补关键角色的缺失和开发能力缺失。

 数字化要帮助企业实现精细化管理的基本原则就是要“帮助执行人员提高工作效能为核心设计或挑选数字化工具”。


四、
数字化管理的执行标准路径

#遵循上述原则,可以归纳出企业管理数字化转型的落地实操步骤:

1、利用市面上现有的产品,以帮助执行人员提高工作效率和业务过程数据化为核心把一系列工具先使用起来;


2、将使用软件工具操作评审流程中产出的数据通过协作软件或权限体系沉淀到自己的数据能力中;


3、从核心业务(软件)出发,逐渐打通上下游工具(软件),从管理体系设计思路出发形成工具链;


4、迭代工具链和实践,让团队使用工具的方式与企业管理体系更匹配。


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