如何操作认证机构内部数字化进程(实操篇)

2022-02-23 20:56发布

理论与实践---经过理论的学习,管理者在推动数字化转型(落地)时,面对一个具体的问题:用什么办法加快数字化落地进程,并且使结果变的可预测?这对中小认证机构尤其重要,因为他们更需要集中力量投入,而且可能没有资源像大认证机构一样承担失败的“代价”。


本周正文
                           

# 如何加快数字化项目,解决业务现状与(数字化)应用之间关系,如何梳理出自己机构的“真实需求”,哪些只是“不需要的想法”,协助认证机构理解在应对数字化工具(系统)对自己机构各个角色工作产生的影响时所面临的困难。掌握了这个方法,管理者将能更好的发现自己的组织需要什么样的系统来转型数字化工作,让转型更有效。


一、明确自己机构的现状评估


首先,认证机构分为两种情况,一种是正在使用数字化(软件)工具的,另一种是还未使用数字化(软件)工具的。

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正在使用数字化(软件)工具的认证机构

首先,从业务效率的角度评估一下现状。一是与没有使用前提高了哪些环节的工作效率?受理、评审、策划及上报哪部分得到效率提升。二是与使用系统后解决了哪些问题?资料、审批、卷宗面临的JC问题哪部分更加标准化和灵活。三是使用后又产生了什么新问题?四是机构人员雇佣成本是否下降?原来8个人一个项目变成6个了没有。五是机构的“宝贝专家”是不是还在埋头于每个具体的项目,而不能将宝贵经验通过数字化系统教会更多的“徒弟”?

其次,从软件系统的“质量”角度评估一下现状。一是当前软件本身的运行(响应)速度快不快、跨部门流程数据(信息)传递是否准确?二是当前这款软件的在操作的时候,有多少标准化环节的结果通过软件就完成“数据加工”和“自动计算”?(例如,系统是否进行)三是软件技术是否是跨平台型语言,是否能适应新情况不断的升级?四是软件产品的灵活性,每家机构从领域范围、审核流程及文件到审核员管理都不一样,软件多大程度的自定义管理,而不是动不动就要找技术。五是是否是集成化软件并能支持不同的部署环境和安装需求,如军工项目和普通项目就需要软件在不同的环境部署。

再次,从组织整体评估一下现状。一是组织人员多大程度理解自身工作在系统中的业务逻辑?二是机构有业务环节是可以标准化的?三是组织人员对认证系统产生多深的依赖性,还是可有可无,甚至抱怨不如靠Excel+钉钉了。

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未使用数字化(软件)工具的认证机构

直面问题,整个组织人员在日常项目工作中没有与一个系统或软件产生过交集,商业模式也并没有通过系统作为交汇点。那么,与在使用数字化(软件)工具的组织区别在于,我们需要从零评估,从经营的基本目标和投入产出比进行评估。

首先,要从组织结构上进行评估一下。一是当前在没有软件的情况下认证组织的部门和岗位有合并的可能性。二是机构高薪聘请来的组织专家发挥经验的价值,是否有精力在教“徒弟”带新人(高薪要有高价值)。三是单个项目的审核效率是否处于低位。四是机构对于当前新的监察是否具备及时响应的能力和机制(如双随机及企业临检等)。五是对项目审核过程与质量的可控性、安全性、标准性是否透明28和放心?

其次,要从管理者本身决心进行评估。一是作为管理者在认证机构内的角色是什么,事无巨细的“放着我来”还是28分的管理者。二是高薪雇佣来的专家是否发挥了投资价值,是否没有搭建凭他给予其发挥匹配的能力价值。三是机构的定位和发展的机会,发展面临最大的问题是人才,专业人才不足用什么解决发展瓶颈?

《百丈清规》中说:“晓击则破长夜、警睡眠;暮击则觉昏衢、疏冥昧。”


二、认证机构展开数字化的落地实操



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不管机构是否在使用系统,那么以下的步骤将得出客观的价值结果

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尽职调查

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在这个调查当中,您需要识别调查人员的语义:

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对于认证机构来讲,对于评审和策划人员都具有较高的应用复杂性,表明该环节的转型投入要大于数据录入类的低难度环节。

在真正实施数字化转型前绘制热图似乎需要付出很多努力,但这种方法有助于预防代价高昂的错误。

02
设计真正数字化方案的步骤

通过上面的调查,如果没用过软件的机构可以先将注意力和资源引向应用复杂性低的领域(上篇文章末提到的建议方法),这会大大降低转型的复杂性,让团队轻装上阵,仅需少数关键人员,把执行和贯彻降到最低限度。也会让我们的投入很快得到效果汇报。

除了经济考量,短平快的快速效果对员工心理有积极影响(第二篇我已经提到数字化是长期过程)。使用成熟的解决第一环节的评估出来的问题,核心贯彻,立竿见影。



三、量身定制转型措施




应用“复杂”的数字化软件工具,需要引导员工采用其他培训措施,来解决转型的典型困难。但实施这些培训措施的前提是其使用的系统工具具备培训价值。如果不能解决一章节评估的问题,那不如不培训,不实施。复杂性评估图有助于区分、明确和引导急需的是什么样的数字化系统,进行什么样的培训。在这里主动驱动因素需要优先攻克。通过这种方式,机构管理者可以将稀缺的资源导向需要地方。


通过复杂性评估法,揭示流程、项目、人才的含义

对于流程而言,系统和语义依赖是复杂性的重要驱动因素,需要更新的方法来记录和模拟流程。如果认证机构想了解实现转型需要的工作和原因,就需要了解该领域任务的依赖关系。例如多数情况和少数情况,自身情况和市场情况,区域市场情况和全域市场情况等等。

对于项目而言,意识到应用复杂性的存在,找出核心的、关键的项目环节,尝试让高薪聘请的专家和IT人员标准化它,可以为如何分阶段实施转型提供新的视角。反过来也有助于企业更轻松地计划和执行转换。

对于人才而言,一刀切的数字化方法在认证机构是行不通的。尤其内部IT人才缺乏、预算不足的情况下,引入行业IT服务商作为伙伴是最可行的办法,成团队的引入会很快根据不同情况应对复杂性问题。设置培训内容(学习如何使用工具,或了解新工具的可用性对工作方式的影响)、培训形式(在线、直播、现场的多种形式)。彻底解决人才培养的瓶颈。

总之,意识到应用复杂性可以使管理者更好地运用、设计、实施转型过程,从而使认证机构尽早收获数字化红利。

企业转型六化模型思考方式,将问题分类。

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(图片来源:赛迪智库整理)


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